一般財団法人 沖縄美ら島財団

沖縄へ旅する人の多くが訪れる首里城公園や沖縄美ら海水族館。この2つをはじめ多くの施設の管理運営、および亜熱帯性動植物、海洋文化、琉球の歴史・文化に関する調査研究や普及啓発といった事業を展開するのが沖縄美ら島財団だ。1976年設立の同財団は、沖縄の自然や文化、歴史の魅力を国や世代を越えて広める「美らなる島の輝きを御万人（うまんちゅ）へ」を経営理念として日々活動に取り組んでいる。

同財団は2015年からiPadを導入し、それまで紙に印刷した資料を用いて実施していた会議のペーパーレス化を実現した。「世の中で“ペーパーレス”という言葉が注目され始め、本財団も環境保護に向けて紙を削減する目的でiPad導入に踏み切りました」と、同財団本部 調査企画広報課 情報システム係の神里直氏は語る。加えて、同時期には役職者以上を対象に社用携帯電話としてiPhoneの貸与も開始した。

同財団は、ここを起点にスマートデバイス活用を積極的に進めていくこととなる。水族館や首里城といった施設では、解説員が来訪客に写真や動画を見せながら展示解説を行うことを目的に、2019年頃からiPadを導入している。

「お客様から詳しく質問されたとき、画像や動画を用いるとやはり理解が進みますし、サンゴの産卵などはなかなか実際に立ち会えないので、iPadで映像を見せることでより明瞭に説明できます」（神里氏）

また、入院中のお子様や特別支援学校等を対象に、水族館の様子を楽しんでもらうため、iPadとWeb会議ツールを用いた遠隔授業も行っているという。コロナ禍には旅行会社と連携したオンラインツアーも実施していた。そのほか、社用携帯として貸与されたiPhoneを活用してSNSでのライブ配信なども行っているという。

一方、各施設のショップにあるPOSレジも、2023年度からiPadを用いるクラウド型POSへの変更を順次進めている。「オンプレミスの大きなPOSレジシステムを使ってきましたが、老朽化でリプレースの必要があることに加え、会計処理を従来のレジが設置された場所に限定せず柔軟に行えることから、iPadを使うシステムに変えています。iOS端末ならさまざまなアプリを使える汎用性も魅力ですね」と神里氏が説明する。

ペーパーレス会議および役職者以上の社用携帯として最初のタイミングで導入したiPad/iPhoneは、合わせて約50台。そこから活用が広がり、現在は合計250台弱が日々稼働しているが、当初はiPad/iPhoneの管理に課題を感じていたという。

「50台ほどの端末を一気に導入したのですが、その50台に対して1つ1つApple IDを発行していくのは大変でしたし、アプリのインストール・更新も情報システム係が手動で行っていたので、相当な工数がかかっていました。また、人によってリテラシーが異なることや、端末利用時の統一したポリシーが存在しなかった点も課題でした」（神里氏）

当初、IDを1台ずつに取得・付与したところ、パスワード管理が煩雑になったため、1個のIDを10台に紐付けたことがあった。すると「FaceTimeで電話がかかってきたとき、同じIDを付与した10台のiPhoneが一斉に鳴り出し、会議中の役員もいたことから、大騒ぎになりました（笑）」（神里氏）。これではいけないと1台1個ずつのIDに戻したという。

ポリシーの面ではやはり紛失が問題になった。「1度端末が見当たらないことがあり、そのときは“iPhoneを探す”の機能で見つけられたのですが、パスコードをかけていたとはいえ情報漏洩の心配はもちろんありました。遠隔操作で端末ロックやデータ消去が可能になればと切実に感じていました」と神里氏。こうした経緯から、情報システム係はモバイルデバイス管理（MDM）に着目することになる。「財団ではパソコンを資産管理ソフトで管理していました。このようなソフトのモバイルデバイス版がないのかと考え、iPad/iPhoneの運用を開始した翌年の2016年にはMDM導入を検討し始めたのです」（神里氏）

そうしたニーズが生まれてすぐ、別の管理システムを導入。ところがこのシステムが満足のいくものではなかったという。「遠隔でアプリインストールができないほか、ID管理の機能が不十分で、運用する情報システム係としてはシステム自体の使いづらさも感じていました。結局、せっかく導入してもキッティング作業の効率化につながらなかったので、とりあえず運用は続けながら次のシステムを探している状態でした」と神里氏は振り返る。

ここで出てきたキッティング効率化やID・デバイス管理、アプリの遠隔インストール・更新、利用ポリシー統一化とセキュリティ向上、さらには紛失・盗難時に遠隔で端末ロック・データ消去が行えるMDMシステムを探した結果、CLOMO MDMに至る。神里氏は「MDMとしてシェアNo.1であることに加えて、ホームページを見ると機能やUIがわかりやすかったこと、そして有人の電話サポートがあることから、CLOMO MDMにすぐたどり着きました」と語る。

充実した機能やシンプルな管理画面の使いやすさもさることながら、しっかりしたサポート体制があることを高く評価する。「システム導入時は何かと迷うものですし、本運用に乗せるまでの操作習熟にもサポートが重要です。その点、CLOMO MDMはマニュアルが充実しており、何より有人電話サポートがあることは大きな力になりました」と話す。

CLOMO MDM導入を後押ししたのが販売代理店の株式会社ティーガイアだ。九州支社の営業部で九州・沖縄エリアを担当する谷口 将紀氏は「現地に訪問してヒアリングし、CLOMO MDMが最適だと考え、提案しました」と回顧する。

ティーガイアは、実は導入作業自体にはそれほど関わっていない。というのも、その必要がないほど導入がスムーズにいったからだ。前システムが入っていたことから端末初期化が必要という話はしたものの、あとは財団側で有人サポートとマニュアルを活用し、さほど苦労もなく運用開始に至ったという。神里氏も、導入において苦労はほぼ記憶にないと話す。

CLOMO MDM導入後、とりわけアプリのインストールと更新を遠隔で行えるようになった点は「とても感動しました」と神里氏は振り返る。

同財団は沖縄美ら海水族館のある海洋博公園のすぐそばに本部を置いており、情報システム係も普段は本部で業務に従事する。その情報システム係に、那覇にある首里城公園管理センターの職員からアプリに関する相談が入った場合、かつては車で2時間ほどかけて首里まで赴いていた。

それがCLOMO MDMの管理画面から遠隔作業できるため、往復4時間の時間を費やして移動する必要がなくなり、「わずか1分ぐらいで『できましたよ』と連絡すると、みんな『早い！』と驚いてくれます」とその手応えを教えてくれた。ちなみに従来は本部からわざわざ来てもらうのが申し訳ないと、アプリに関する相談をなかなか言い出せない職員も多かったが、いまは「1分で済むなら」と気軽に相談してもらえるようになったそうだ。

このアプリインストール・更新に加え、ID管理についても「ほぼ工数はないと言っていいほど簡単になりました」と神里氏。従来はIDを1つ発行して台帳に登録する作業に1台あたり10分程度かかっていたところ、その時間が不要になったことから「10分×250台近くに相当する工数と時間削減につながったと考えています」と定量的評価も示してくれた。

そのほか、利用ポリシーの面でもプロファイルを用いて職員がアプリを無断インストールできないようにしている。そうした機能があるおかげで職員のセキュリティ意識も向上し、いまのところ紛失なども起きていないという。

財団では、顧客やビジネスパートナー、社内の連絡先などを共有アドレス帳を一括管理できるCLOMO SecuredContactsも導入している。閲覧権限を設定できるため、組織内で必要な人とのみ連絡先の共有ができ、安全かつ効率的に連絡先を管理することが可能だ。神里氏はほかのCLOMO製品にも興味を持っているとしたうえで「コロナ禍を機に働き方が変わっていくなか、スマートデバイスにはまだまだ大きな可能性があります。これからはCLOMO MDMの機能をさらに使いこなし、ほかの製品も取り入れながらスマートデバイス活用を進めて、リアルタイムの情報共有とその情報を活かした経営判断の迅速化に役立てられたらと思います」と語る。

ティーガイアの谷口氏も「財団の要望をしっかりと把握し、今後も最適なソリューションを提供していきたいですね」と話す。沖縄の輝きを世界へ、そして未来へ伝え続ける沖縄美ら島財団の活動を、ティーガイアのサポート、そしてアイキューブドシステムズが提供するCLOMOのソリューションが支えていく。

一般財団法人 沖縄美ら島財団 の CLOMO 導入事例は、マイナビニュースにも掲載しております。

是非、ご覧ください。