リコージャパン株式会社

佐々木さま：リコージャパン株式会社 (以下、リコージャパン) では、2011年の夏より iPad の導入を始めました。この取り組みが進んだ理由は2つあります。

1つ目の理由は、リコージャパン内で新体制の一環で社内改革が始まったことが挙げられます。営業部門も「いかに営業の生産性を上げられるのか」という大きなテーマのもと「お客様への提案の質の向上」が営業改革のポイントとなりました。

2つ目の理由は、ソフトバンクBB株式会社との販売協業体制による、リコージャパンの iPad 取扱いが始まったことです。

以上の2点が、同時期に進んだことで、非常に速いペースで iPad の全社導入が進みました。

山岸さま：iPad の拡販を始めた当初、現場の営業メンバーが iPad に対する理解度が高くないことが判明しました。そこで、まずデモ機として50台 (最終的に、デモ機は250台) の iPad を営業部隊へ配布しました。これは、実際に、営業メンバーが iPad を手にし触れることで、自らビジネスでの活用方法を考えてほしかったからです。

営業自ら、営業提案の強みとして利用できるソフトを模索しながら、デモを行うまでを考えてもらった結果、営業からは「グループウェアを使ってみる」「CAD を使ってみる」など、実現性・実効性の高いアイデアが出てくるようになりました。

山岸さま：CLOMO MDM はデバイスの管理を目的として、特に利用状況を把握するための導入で、MDM の管理下に置いた状態にキッティングしてから、現場に配布しました。

また、CLOMO SecuredDocs は、専用サーバにアップロードしておくことで、いつでもどこでも iPad 上で様々な営業資料をセキュアに閲覧することを目的として、現場に配布しました。提案用のプレゼンテーション資料としても、提案前の勉強用の資料としても利用するようになりました。また、配布資料の中には、無料アプリの紹介資料なども含め、現場の活用アイデア創出のサポートも積極的に行いました。

佐々木さま：デモ機の展開完了と同時期に、社内改革プロジェクトが動き始めました。その一環で、社内の中核ビジネスリーダーである本部長・センター長などを対象として、40台を業務端末として展開を開始しました。

佐々木さま：提案の質ですが、リコージャパンではこれをもう少し分類して (活動の) 量、(提案の) 質、(顧客との) 絆、という分類をしています。直近の業績に関して営業データを分析した結果、課題として、量・質・絆、の3つが全体的に下がっていました。

営業の顧客訪問件数が一定でも、訪問時間が減少している / 訪問件数が増加していない——という状態が続けば、成約率が下がり、提案製品種類も限られます。一見、活動量は多いようですが、提案の質が下がり始めたことを示しています。

従って、いかに製品を、お客様に合わせて、分かりやすく提案していけるかが勝利への鍵だと考えたのです。そして、お客様が望むことを理解するために、お客様とのコミュニケーションの内容が鍵となります。お客様から、本質的な要望をヒアリングし、把握した上でしか、提案の質は上がりません。

そこで、iPad 導入目的を、提案の質を上げるために次の3つの側面から明確化しました。

1. 営業：社内改革プロジェクトによる提案品質の向上。
2. 経営層：iPad を導入する際の費用について、現在の営業コストと iPad 導入後の改修見込との比較を試算。
3. お客様：新しい価値の体験。iPad の営業デモ機として利用するのではなく、営業メンバー自身がお客様とのコミュニケーションを円滑にし、本当に必要であることを引き出す促進剤になること。

なお、カタログなどの印刷費用やそれに掛かる人件費などのコストダウンも、副次的に成功しました。
5000人を超える弊社営業メンバーの印刷費用になりますので、金額的にはかなりインパクトがある数値となりました。

山岸さま：2012年9月から 10月にかけて、私の在席している事業企画部門と CSR部門と情報システム部門で ITポリシーを決めていきました。iPad は新しいカテゴリーのデバイスですから、業務利用におけるノウハウはまだありませんでした。そこで、iPad を業務として利用するシーンをまとめ、ITポリシーを検討しました。

ITポリシーの企画段階で重視した点は、iPad 本体にデータを保存させるかというデータの保存と、iPad から社内ネットワークへ接続させるかという、社内ネットワークへのアクセスの2点です。iPad は携帯性が優れているので、社内データの漏えいに配慮したセキュリティを考慮する際には、スマートデバイスへの理解度が低い部門にも分かりやすくすることを心がけて調整しました。

調整段階では、これら2点に加えてデバイスと人を一対一で管理することが必須管理項目としてあがりました。なぜならば、iPad保持者の異動や退職など、人の移動にあわせてデバイスとの紐付きが変更されるためです。現在は、CLOMO MDM と LotusNotes を連携させ、デバイスと人とを一対一で紐付けをしています。

CLOMO MDM だけでは、社員情報との紐付け作業が煩雑になる為、LotusNotes を利用しました。当初は Active Directory 連携についても検討したのですが、リコーグループ内でクラウド環境との Active Directory 連携の許諾がおりていないことと、リコーグループ全体の AD となり、管理が難しい上、社員情報の反映が遅れることの2点から連携することによる利便性よりも、自由度の高いクラウドのスピード・利便性を優先させました。
CLOMO MDM と LotusNotes との、疎な連携が、リコージャパンとしての ITポリシーを準拠するモデルになったわけです。

山岸さま：他の同じような iOS 向けドキュメント管理ソリューションと比較を行ってきました。ある製品を例に取りますと、iPad で利用するためのモバイルアプリの入手方法が App Store 経由でのダウンロードだけであり、加えて、モバイルアプリ内での課金を行うようなものでした。

リコージャパン内での社内ポリシーでは、アプリ内課金方式は許されておりません。それ以前に App Store のアクセスについても会社としてこれだけの人数で利用する前例がありませんでした。

CLOMO SecuredDocs はクラウドサービスである一方で、十分にセキュリティも考慮されて設計されています。アプリの配布や更新についても、App Store を介さずに行えるので、ITポリシー範囲内で利用できます。

山岸さま：リコーグループ全体での ITポリシーでは、クラウド環境からの社内ネットワーク接続は許されていません。そのため外部からの接続は VPN 経由で行う必要があります。

リコーグループには、当時 PC から VPN による社内ネットワーク接続の ITポリシーしかなく、スマートデバイスから社内ネットワーク接続はまだ考えられていませんでした。一方、オンプレミス型では、サーバ維持のための継続的な人件費や構築・設定などの予測がしにくいサービス費用がかかります。

その点、クラウドサービスは、安価であり、利用開始まで数日というスピード感が魅力的です。モバイルやクラウドならではのスピード感や費用感、今後の拡張性を考えるとクラウドサービスである CLOMO がベストな選択肢だったわけです。

山岸さま：キッティングと教育のスケジュール管理が大変でした。

佐々木さま：iPad は 3G モデルでしたので、購入月から通信回線料が発生します。従って、iPad のキッティングが済んでから全国の営業所に届けるまでのリードタイムを最短にしないと、無駄な回線コストが発生するため、デリバリー方法の設計には慎重を期しました。

一方、iPad の配布終了後には、ITリテラシーのばらつきが問題として浮き上がってきました。そこで、ITリテラシーが高くないことを前提に、iPad のトレーニングを徹底し、トラブルを未然防止する試みを始めました。

佐々木さま：対象者約 5,000人に対して、3～4時間のトレーニングを1回実施しました。対象者を30～40人のグループに分け、3～4人の講師が交代で全国の拠点に赴き、オンサイトで実施しました。主なトレーニング内容は、iPad の端末操作とモバイルアプリの利用方法です。

一度のトレーニングで全員が iPadスペシャリストにはなれないので、各エリア本部に iPadキーマンを育成しました。iPadキーマンは担当エリアの営業から来る質問に対して応えることにより、全体の ITリテラシーを高めます。また、iPadキーマンには本社から定期的にアップデート情報を連絡しています。

田塚さま：すでに1回、試験的に地域を絞った上でアンケートを行いました。今後は、全地域への iPad 配布も完了しましたので、導入後のフォローとして、意見や要望を集めるためにアンケートを定期的に行っていきたいと考えています。

例えば、「CLOMO SecuredDocs の中でよく使うコンテンツは？」ですとか、「営業提案のどの過程においてコンテンツを使いますか？」「どんなコンテンツを欲しいですか？」など、現場での利用者の実際の声を拾っていく予定です。

佐々木さま：初回のアンケートの結果、客先訪問時に CLOMO SecuredDocs を必ず利用しているのは約6割でした。コンテンツを活用するタイミングが、お客様への興味をひく過程で利用しており、お客様のニーズを把握するという提案の質の向上という意図での利用ではないことが分かりました。

事業企画部門としても CLOMO SecuredDocs のサーバー機能として、ログ集積やコンテンツ毎のアクセス数などが利用できるため、コンテンツのランキング分析をしています。 これまでの紙の提案書やチラシと異なり、利用状況がリアルタイムで把握できるため、コンテンツ作成側の改善活動にも、また利用されていないチームへの活用促進にも利用でき、大変役立っています。

佐々木さま・山岸さま・田塚さま：CLOMO のさらなる機能拡張を期待しています。

田塚さま：例えば、CLOMO SecuredDocs では、標準ビューアでは実現しない容量の大きな PDFファイルを閲覧できますが、全文検索などの検索性も高めてほしいと考えています。

山岸さま：CLOMO SecuredDocs では、コンテンツの活用度合いをよりビジュアルに把握できるようにしてほしいですね。実現すれば、もっとスピーディに、コンテンツ提供側も、利用者側も改善や現場活用が進むと思います。引き続き、CLOMO の拡がりに期待しています。